Nach einer Vereinsgründung ergeben sich weitere Verwaltungsaufgaben. Das beinhaltet die Mitgliederverwaltung genauso wie die allgemeine Etablierung einer stabilen Vereinsstruktur. Je größer der Verein wird, desto wichtiger ist eine funktionierende Struktur. Einen Leitfaden gibt es nicht, dafür sind Vereine zu unterschiedlich. Wie sich ein Verein bestenfalls strukturiert, hängt von der Art, der Größe und der Zielbestimmung des Vereins ab.

Abteilungen entwickeln

Es bietet sich allerdings an, den Verein in verschiedene Abteilungen und Ressorts zu unterteilen. Für die verschiedenen Abteilungen muss dann ein Abteilungsleiter bestimmt werden, welcher der jeweiligen Aufgabe gewachsen ist und die entsprechende Zeit mitbringt. Zentrales Organ innerhalb eines Vereins ist immer der Vorstand. Idealerweise sollte der Vorstand bereits bei der ersten Gründungsversammlung bestimmt worden sein.

Aufgaben des Vorstands

Der Vorstand ist für die zentrale Verwaltung der Mitglieder verantwortlich und führt den Geschäftsbetrieb. Des Weiteren bildet er den Entscheidungsstab für finanzielle Angelegenheiten und beschäftigt sich mit organisatorischen Aufgaben. Bei der Vorstandsversammlung sollten möglichst auch die Abteilungsleiter anwesend sein, um eine reibungslose Kommunikation zwischen den einzelnen Organen zu ermöglichen.

Flache oder breite Hierarchie

Die Entscheidung wie viele Organisationsebenen es schlussendlich geben soll, hängt davon ab, welchen Geist der Verein insgesamt haben soll. Ist man ein Freund von flachen Hierarchien, sollte man nur eine geringe Zahl von Strukturebenen einführen. Als Neuzugang ist es so leichter, seine eigenen Ideen und Vorstellungen in den Verein einzubringen.

Mitgliederverwaltung

Hinsichtlich der Mitgliederverwaltung sollte man heutzutage nicht mehr auf schwere Ordner in staubigen Aktenschränken setzen. Auf dem Markt gibt es inzwischen ausgezeichnete Programme, die eine Verwaltung der Mitglieder durch eine übersichtliche und ansprechende Darstellung erleichtern. Alle Programme ermöglichen eine einfache Verknüpfung von Mitgliedern und Rechnungsbelegen. Bei einer ausstehenden Bezahlung entsendet das Programm eine Meldung, sodass man nicht Gefahr läuft, die Übersicht bei der Entrichtung der Mitgliederbeiträge zu verlieren. In solchen Programmen können auch wichtige Dokumente per Scan hochgeladen werden, wie der Mitgliedschaftsantrag oder die Austrittserklärung.